Kuaför Randevu Programı Nasıl Seçilir? 12 Kriterli Rehber (2026)

Kuaför randevu programı seçerken önce üç şeye bakın: ücretin nasıl hesaplandığı (sabit aylık ücret mi, randevu başına komisyon mu), SMS hatırlatmanın fiyata dahil olup olmadığı ve her kuaförün kendi takvimi olup olmadığı. Ardından müşterinin uygulama indirmeden randevu alıp alamadığını, verilerinizi kendiniz dışa aktarıp aktaramadığınızı ve sözleşmede taahhüt bulunup bulunmadığını kontrol edin. Aşağıda bu kararı 12 somut kritere böldük; yazının sonunda yazdırıp demo görüşmesine götürebileceğiniz bir kontrol listesi, kırmızı bayraklar ve sorulacak sorular var.

Kuaför randevu programı seçmeden önce ihtiyacınızı netleştirin

Aynı yazılım, tek koltuklu bir mahalle kuaföründe ve altı uzmanlı bir salonda bambaşka sonuç verir. Demo istemeden önce şu dört sorunun cevabını bir kâğıda yazın:

• Kaç uzman çalışıyor, bu sayı bir yıl içinde değişir mi? Ücreti uzman sayısına bağlı programlarda bu cevap aylık maliyetinizi doğrudan belirler.
• Randevularınız nereden geliyor? Telefon, Instagram mesajı, WhatsApp, kapıdan gelen müşteri… Programın en çok hangi kanalı rahatlatması gerektiğini bilin.
• En uzun ve fiyatı en değişken işlemleriniz hangileri? Dip boya, ombre, keratin gibi saatler süren ve saç uzunluğuna göre fiyatı değişen işlemler, hem takvimin hem de fiyat gösteriminin esnek olmasını gerektirir.
• Programı kim kullanacak? Sadece siz mi, bir resepsiyon görevlisi mi, yoksa her kuaför kendi telefonundan mı? Bu cevap, yetki ve mobil uygulama kriterlerinin ağırlığını belirler.

Bu notlar elinizdeyken aşağıdaki her kriter için "bizim için olmazsa olmaz mı, olsa iyi olur mu?" sorusunu hızla cevaplayabilirsiniz. Kuaförlere özel iş akışlarını görmek isterseniz kuaför randevu programı sayfamız da fikir verebilir.

Maliyet kriterleri: fiyat modeli ve gizli ücretler

1. Komisyon modeli: sabit ücret mi, randevu başına ödeme mi?

Randevu programları genellikle üç şekilde ücretlendirilir: sabit aylık abonelik, uzman ya da kullanıcı sayısına göre abonelik ve randevu başına ücret ya da komisyon. İlk ikisinde salonunuz doldukça maliyet sabit kalır; üçüncüsünde ise en yoğun ayınız en pahalı ayınız olur. Düğün sezonunda ya da bayram öncesinde randevularınız artarken faturanın da büyümesini istemiyorsanız sabit ücretli bir model seçin.

Teklif alırken "fiyata KDV dahil mi?", "yıllık ödemede indirim var mı?" ve "fiyat hangi durumda artar?" sorularını da sorun. Örneğin Akıllı Randevu'da ücret uzman sayısına göre belirlenir, randevu başına komisyon alınmaz ve fiyatlar KDV dahildir; planları fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz.

2. SMS hatırlatma fiyata dahil mi?

Randevu hatırlatması, gelmeyen müşteriyi azaltmanın en etkili yollarından biridir; ama aynı zamanda en sık karşılaşılan ek maliyettir. Bazı paketlerde SMS ayrıca kontör olarak satılır ve ay sonunda beklemediğiniz bir tutar çıkar. Sorunuz net olsun: "Hatırlatma SMS'leri aylık ücrete dahil mi, bir üst sınırı var mı, sınır dolunca ne oluyor?"

Hatırlatmanın kaç kez ve ne zaman gittiğine de bakın. Randevudan bir gün önce ve birkaç saat önce olmak üzere iki aşamalı hatırlatma, müşteriye hem gününü planlama hem de son anda hatırlama şansı verir. Hatırlatma ile kampanya SMS'lerini ayrı ayrı sorun; ikisi çoğu zaman farklı fiyatlandırılır. İki aşamalı kurgunun nasıl işlediğini randevu hatırlatma SMS sayfasında ayrıntılı anlattık.

Takvim ve online randevu kriterleri

3. Uzman bazlı takvim

Birden fazla kuaförle çalışıyorsanız her uzmanın kendi sütunu, kendi çalışma saatleri, öğle arası ve izin günleri olmalı. Aksi halde müşteri, o gün izinli olan kuaföre randevu alabilir. Demoda şunu deneyin: bir uzmana yalnızca kesim ve fön tanımlayın, boyayı başka bir uzmana verin, sonra müşteri ekranından boya randevusu almaya çalışın. Program yalnızca doğru uzmanı ve onun boş saatlerini gösteriyorsa bu kriter tamamdır.

Hizmet süresine göre takvimin dolması da önemlidir. Doksan dakikalık dip boyanın ardından aynı uzmana yarım saatlik fön yazılabiliyor mu, iki randevu çakıştığında sistem engel oluyor mu? Bunu ekranda görmeden karar vermeyin.

4. Müşteri uygulama indirmek zorunda mı?

Müşterilerinizin çoğu yalnızca bir saç kesimi için uygulama indirmek istemez. Linke tıklandığında tarayıcıda açılan ve ad ile telefon numarasıyla randevu oluşturulabilen bir sayfa, randevu alma adımını kısaltır. Uygulama müşteri için isteğe bağlı bir kolaylık olmalı, zorunluluk değil.

Kontrol yöntemi basit: demoda size verilen örnek randevu linkini kendi telefonunuzdan, hiçbir şey indirmeden açın ve baştan sona bir randevu oluşturun. Kaç ekrandan geçtiğinizi sayın; ne kadar az, o kadar iyi.

5. Online randevu sayfası

Online randevu sayfası salonunuzun dijital vitrinidir. Hizmetler, süreler ve fiyatlar net görünmeli; fiyatı değişen işlemler için "…'den başlayan" ya da "danışma" gibi seçenekler bulunmalı. Instagram profilinize ve Google İşletme Profilinize koyabileceğiniz kısa bir link ile aynanın kenarına asabileceğiniz bir QR kod, sayfanın gerçekten kullanılmasını sağlar.

Kuralları da siz koyabilmelisiniz: en az kaç saat önceden randevu alınabileceği, kaç gün ileriye randevu açılacağı, randevuların otomatik mi yoksa sizin onayınızla mı kesinleşeceği. Bu ayarlar yoksa siz takvimi değil, takvim sizi yönetmeye başlar.

Salon içi işleyiş: adisyon, kasa ve yetkiler

6. Adisyon ve kasa

Program yalnızca randevu tutuyorsa günün yarısı yine deftere kalır. Kapıdan gelen müşteriye anlık fiş (adisyon) açabilmek, hizmetin yanına satılan şampuanı ekleyebilmek, tahsilatı ödeme yöntemiyle kaydedebilmek ve gün sonunda kasayı kapatabilmek, "bugün ne kazandık?" sorusunu saniyeler içinde cevaplar. Bu tarafın nasıl çalışması gerektiğini adisyon ve kasa programı sayfasında anlattık.

Bir not: Programdaki kasa kaydı ile yasal fiş ya da fatura düzenlemek ayrı konulardır. Yazar kasa veya e-fatura sistemiyle bir bağlantı olup olmadığını ayrıca sorun ve yükümlülüklerinizi muhasebecinizle teyit edin.

7. Roller ve yetkiler

Her çalışanın programda her şeyi görmesi gerekmez. En az üç seviye arayın: salon sahibi (her şey), yönetici (günlük operasyon) ve çalışan (yalnızca kendi randevuları). Ciroyu kimin görebileceğini ve fiyatları kimin değiştirebileceğini ayrıca belirleyebilmek hem gizlilik hem de iç düzen açısından önemlidir.

Demoda bir çalışan hesabıyla giriş yapın ve neleri görebildiğine bakın. Çalışan, başka bir kuaförün randevularını ya da günün toplam cirosunu görüyorsa ve bunu kapatamıyorsanız ileride sorun yaşarsınız.

Veri, KVKK ve mobil erişim

8. Veri sahipliği ve dışa aktarma

Müşteri listeniz salonunuzun en değerli varlıklarından biridir. Programı bir gün bırakırsanız müşteri adlarını, telefonlarını ve ödeme kayıtlarını yanınızda götürebilmelisiniz. Sorulacak soru: "Müşteri ve ödeme listemi istediğim an, Excel'de açılabilen bir dosya (ör. CSV) olarak kendim indirebilir miyim?" Cevap "destek ekibine yazarsanız göndeririz" ise dikkatli olun; bu işlemi panelden kendiniz yapabilmelisiniz.

Tersini de sorun: Mevcut müşteri listenizi programa nasıl taşıyacaksınız? Bazı programlar toplu içe aktarma sunar, bazıları sunmaz; sunmayanlarda müşteriler ilk randevularında ya da elle eklenir. Hangisinin size uyduğunu baştan bilin.

9. KVKK uyumu

Randevu programı, müşterilerinizin adını, telefonunu ve bazen sağlıkla ilgili sayılabilecek notlarını (ör. alerji bilgisi) tutar. Hizmet sağlayıcıya verilerin nerede saklandığını, kimlerin erişebildiğini ve aydınlatma metni gibi süreçlerde size nasıl destek olduğunu sorun. Kampanya SMS'i gönderecekseniz ticari ileti onaylarının nasıl yönetildiğini de öğrenin.

KVKK yükümlülükleri işletmenin tuttuğu veriye ve işleyişine göre değişir; bu yazı hukuki tavsiye değildir. Genel çerçeve için salonlar için KVKK rehberi yazımıza bakabilir, kendi durumunuz için bir uzmana danışabilirsiniz.

10. İşletme için mobil uygulama

Salon sahibi nadiren masa başındadır. Sabah salona gelmeden gece gelen randevuları görmek, iki işlem arasında bir müşteriyi takvime eklemek ya da akşam evden günün cirosuna bakmak için işletme tarafında iOS ve Android uygulaması olmalı. Yalnızca "mobil uyumlu" bir web paneliyle bu işler zahmetli olur.

Çalışanlarınızın kendi telefonlarından sadece kendi günlerini görebilmesi de "bugün kaçta kimim var?" sorusunun size sorulmasını engeller.

Destek ve deneme süreci

11. Destek

İlk haftalarda mutlaka soru çıkar: bir hizmetin süresini nasıl değiştireceğiniz, bayram günlerini nasıl kapatacağınız, yeni çalışanı nasıl ekleyeceğiniz… Desteğin hangi kanaldan verildiğini, hangi saatlerde ulaşılabildiğini ve Türkçe olup olmadığını sorun. Cumartesi en yoğun gününüzse cumartesi günü destek alıp alamayacağınızı da öğrenin.

12. Deneme süresi ve taahhüt

Bir randevu programını anlamanın en iyi yolu onu gerçek bir iş haftasında kullanmaktır. İki haftalık bir deneme, linki müşterilere paylaşıp hatırlatmaların gittiğini ve kasanın tuttuğunu görmenize yeter. Denemeye başlarken kredi kartı istenip istenmediğine, deneme bitince otomatik ücretlendirme olup olmadığına ve deneme sonunda verilerinize ne olacağına bakın.

Örneğin Akıllı Randevu 14 gün ücretsiz denenebilir; kredi kartı istenmez ve taahhüt yoktur. Deneme bitip plan seçilmezse özellikler kilitlenir ama verileriniz silinmez.

Kuaför randevu programı kontrol listesi (yazdırılabilir)

Bu tabloyu yazdırın ya da ekran görüntüsünü alın. Denediğiniz her program için cevabı "evet" olan satırları işaretleyin; işaretsiz kalan satır arttıkça o program salonunuzdan uzaklaşır.

Kırmızı bayraklar: bunları görürseniz durun

• Gizli SMS ücreti. Fiyat sayfasında "SMS hatırlatma" yazıyor ama ayrıca kontör almanız gerekiyorsa, gerçek aylık maliyet ilan edilenden yüksektir. Toplam tutarı yazılı isteyin.
• Uzun sözleşme taahhüdü. Yıllarca süren zorunlu sözleşme ve erken çıkışta cayma bedeli, program sizi memnun etmediğinde elinizi bağlar. Aylık iptal edilebilen bir model, sağlayıcıyı da sizi memnun tutmaya zorlar.
• Randevu başına ücret veya komisyon. Küçük görünen bir randevu başı ücret, yoğun aylarda abonelikten pahalıya gelebilir. Kendi aylık randevu sayınızla çarpıp hesaplayın.
• Veriyi dışa aktaramama. Müşteri listenizi indiremiyorsanız programdan çıkmanın bedeli, müşterilerinizle bağınızı kaybetmek olur. "Verileriniz bizde güvende" cevabı, "veriler sizin" anlamına gelmez.
• Açıklanmayan kurulum veya eğitim bedeli. Basit bir randevu programı için ayrıca kurulum ücreti isteniyorsa neye ödeme yaptığınızı yazılı olarak sorun.

Demo görüşmesinde sorulacak 10 soru

1. Her ay ödeyeceğim toplam tutar ne, KDV dahil mi ve hangi durumda artar?
2. Hatırlatma SMS'lerinin bir üst sınırı var mı, sınır dolarsa ne oluyor?
3. Hatırlatma randevudan ne kadar önce ve kaç kez gidiyor?
4. Müşteri randevu alırken uygulama indirmek zorunda mı? Linki şimdi birlikte açabilir miyiz?
5. Bir uzmanın izin gününü ve bayram tatilini nasıl kapatıyorum?
6. Randevusuz gelen müşteriye fiş açıp ürün satışını nasıl kaydediyorum?
7. Çalışan hesabıyla giriş yapınca hangi ekranlar görünüyor?
8. Müşteri listemi şu an, bu ekranda dışa aktarabilir miyiz?
9. Sözleşmede minimum süre ya da cayma bedeli var mı?
10. Destek hangi kanaldan ve hangi saatlerde veriliyor?

Cevapları sözlü değil, ekranda görmeye çalışın. "Var" denilen her özelliği demoda bir kez sizin kullanmanızı isteyin; farkların çoğu bu sırada ortaya çıkar.

Deneme süresini iki haftada nasıl değerlendirirsiniz?

Deneme süresi kurulumla geçip giderse karar vermek için yeterli veri toplayamazsınız. Şu sırayı izleyin:

1. 1.–2. gün: Hizmetleri, sürelerini ve fiyatlarını girin; uzmanları ve çalışma saatlerini tanımlayın.
2. 3. gün: Kendinize ve bir yakınınıza test randevusu açtırın, hatırlatmaların ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin.
3. 4.–10. gün: Randevu linkini Instagram profilinize ekleyin, QR kodu kasanın yanına koyun ve gerçek müşterilerden gelen randevuları izleyin.
4. 11.–13. gün: Birkaç gün boyunca adisyonu ve gün sonu kasayı programdan tutun, sonucu defterinizle karşılaştırın.
5. 14. gün: Kontrol listesine dönün ve kararınızı verin.

Bu sürecin sonunda hangi programın salonunuza uyduğunu hisle değil, kendi verinizle bilirsiniz. Akıllı Randevu'yu bu planla denemek isterseniz 14 günlük ücretsiz denemeyi buradan başlatabilirsiniz.