Spa ve masaj randevu programı: sessiz salon, dolu terapist takvimi

Spa ve masaj randevu programı nedir?

Spa ve masaj randevu programı; masaj salonlarının, spa ve wellness merkezlerinin seanslarını, terapist takvimlerini, müşteri bilgilerini ve tahsilatlarını tek bir sistemde toplayan yazılımdır. Müşteri istediği masajı, süresini ve uygunsa terapistini seçerek boş saatlerden birine randevu alır. Salon ise telefon trafiğine boğulmadan günün nasıl dolduğunu görür.

Akıllı Randevu, bu akışa göre kurulabilen bir masaj salonu randevu sistemi ve salon yönetim programıdır. Online randevu sayfası, SMS ve push hatırlatma, terapist bazlı takvim, müşteri kartı, adisyon ve gün sonu kasa aynı panelde çalışır. Web panelden ya da iOS ve Android uygulamasından yönetilir; arayüz Türkçedir.

Terapist bazlı takvim: spa'da planlamanın temeli

Bir masaj salonunda asıl kapasite terapistlerin zamanıdır. Akıllı Randevu'da her terapist takvimde kendi sütununda görünür; hangi masajları yaptığını, çalışma saatlerini ve molasını ayrı ayrı belirlersiniz. Müşteri randevu alırken terapistini seçebilir ya da seçimi size bırakabilir. Kadın ya da erkek terapist tercihi olan müşteriler için bu seçim ayrıca değerlidir.

Burada açık olalım: programda oda, kabin ya da masa gibi kaynaklar için ayrı bir planlama yoktur; takvim terapistler üzerinden çalışır. Her terapist kendi odasında çalışıyorsa bu bir sorun yaratmaz. Oda sayınız terapist sayınızdan azsa çalışma saatlerini kaydırarak (biri 10:00'da, diğeri 13:00'te başlayacak şekilde) aynı anda çalışan terapist sayısını oda sayınızla sınırlayabilirsiniz.

Çalışanlarınız uygulamaya kendi hesaplarıyla girer ve yalnızca kendi seanslarını görür. İzin günlerini kendi izin blokları olarak ekler; bayram ve resmi tatiller salon takviminde önceden tanımlanır.

Seans sonrasında müşteri işletmenizi, terapistini ve aldığı hizmeti ayrı ayrı puanlayabilir; siz de yorumlara işletme olarak yanıt verirsiniz. Uygunsuz bir yorumu bildirme imkânınız da vardır. Terapist bazında gelen geri bildirimler, ekibinizde kimin hangi masajda öne çıktığını görmenin sade bir yoludur.

Seans süreleri ve hazırlık payı

Masajda süre, hizmetin kendisidir: müşteri 60 ya da 90 dakika için gelir ve bu sürenin eksiksiz verilmesini bekler. Her seansı kendi süresi ve fiyatıyla ayrı bir hizmet olarak tanımladığınızda takvim de gerçek uzunluğa göre dolar. Aynı masajın 60 ve 90 dakikalık versiyonlarını iki ayrı hizmet olarak açmak, müşterinin seçimini de kolaylaştırır.

Seanslar arasında çarşaf değişimi, yağ hazırlığı ve odanın havalandırılması için zaman gerekir. Bu payı güvenceye almanın sade yolu, hazırlık süresini hizmet süresine dahil etmektir. Örneğin 60 dakikalık bir masajı takvimde 75 dakika olarak tanımlarsanız sonraki müşteri hazır bir odaya girer. Karışıklık olmaması için hizmet adında net masaj süresini belirtmeniz yeterlidir.

Tablo yalnızca bir örnektir; süreleri kendi iş akışınıza göre belirlersiniz. İçeriği kişiye göre değişen programlarda "danışma" fiyat türünü kullanıp fiyat teklifinizi uygulama üzerinden gönderebilirsiniz; müşteri teklifi onaylar ya da reddeder.

Sessiz salon: telefonu randevu linkine devretmek

Bir spa'nın sunduğu şeyin önemli bir kısmı sessizliktir. Online randevu sayfası, gün boyu çalan telefonun yükünü üstlenir: müşteri size özel linke tıklar, hizmeti ve terapisti seçer, boş saatlerden birini işaretler ve adı ile telefonuyla randevusunu oluşturur. Uygulama indirmesi gerekmez.

Linki paylaşabileceğiniz başlıca yerler:

• Google İşletme Profili: Haritada masaj salonu arayan müşteri, profilinizdeki linkten randevu sayfanıza ulaşır. Adımlar için Google İşletme Profili'ne randevu linki ekleme rehberine bakabilirsiniz.
• Instagram profili ve WhatsApp durumu: Link olarak eklenir; müşteri tıkladığında randevu sayfanız açılır.
• Salon içi QR kod: Seans sonrası dinlenme köşesindeki QR kodla müşteri bir sonraki randevusunu kendisi alır.

Ayrıca Akıllı Randevu müşteri uygulamasında yakındaki işletmeleri arayan kullanıcılar, şehir, tür, puan ve hizmet filtreleriyle salonunuzu bulabilir. Online gelen randevuları otomatik onaylayabilir ya da tek tek kendiniz onaylayabilirsiniz; minimum bildirim süresiyle son dakika randevularını sınırlar, müşterinin ne zamana kadar iptal edebileceğini belirlersiniz. Genel işleyiş için online randevu sistemi sayfamıza göz atabilirsiniz.

Uzun seanslarda gelmeyen müşteriyi azaltmak

Doksan dakikalık bir seansa gelinmediğinde terapistin neredeyse iki saati boşa gider ve bu boşluk aynı gün içinde nadiren dolar. Gelmeme çoğu zaman unutkanlıktan kaynaklandığı için en etkili önlem hatırlatmadır. Akıllı Randevu, randevudan 24 saat ve 2 saat önce otomatik SMS ve push bildirimi gönderir; e-posta adresi kayıtlıysa e-posta da iletir. SMS hatırlatmaları planlara dahildir.

Hafta sonu gibi yoğun dönemlerde bekleme listesi de işe yarar: dolu saate girmek isteyen müşteri listeye yazılır, bir iptal olduğunda ona haber verirsiniz. İki ya da daha fazla kez gelmeyen müşteriler "sık gelmeyen" segmentinde ayrıca görünür. Düzenli gelen müşterilerinizi VIP olarak işaretleyebilir, "bu ay doğum günü olanlar" listesine bakarak hazır kampanya şablonuyla onlara özel bir mesaj gönderebilirsiniz; kampanya SMS'leri yalnızca ticari ileti onayı veren müşterilere gider. Daha fazla yöntem için gelmeyen müşteri nasıl azaltılır yazımızı okuyabilirsiniz.

Sağlık bilgileri, ön sorular ve müşteri kartı

Bazı durumlar masaja başlamadan önce bilinmelidir: hamilelik, bel fıtığı, yakın zamanda geçirilmiş bir ameliyat, varis ya da kullanılan yağlara karşı alerji gibi. Hizmetlerinize evet/hayır, çoktan seçmeli ya da metin türünde ön sorular ekleyerek bu bilgileri randevu sırasında öğrenebilirsiniz; cevaplar randevuyla birlikte terapistin önüne gelir. Bir durumun masaja engel olup olmadığına program değil, terapistiniz ve gerektiğinde müşterinin hekimi karar verir.

Kalıcı bilgiler müşteri kartının not alanında durur. Tercih edilen baskı seviyesi, sevilen ya da kaçınılan yağ, oda ısısı ve müzik tercihi gibi notlar her ziyarette terapistin önündedir; ziyaret geçmişi ve gelmeme sayısı da aynı kartta görünür.

Sağlık bilgileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak değerlendirilebilir. Yalnızca gerekli olanı kaydetmek ve müşteriyi bilgilendirmek önemlidir; çerçeve için salonlar için KVKK rehberimize bakabilirsiniz. Bu bilgiler hukuki tavsiye değildir; güncel kuralları bir uzmanla teyit edin.

Çift masajı ve hediye talepleri nasıl planlanır?

Programda çift odası ya da hediye çeki için özel bir modül yoktur; bu talepler mevcut araçlarla düzenli biçimde yönetilebilir:

1. Çift masajı için iki randevu açın. Her kişi için ayrı bir randevu oluşturun ve iki farklı terapistin takviminde aynı saate yerleştirin. Her randevu kendi kişisinin adına açıldığında hatırlatmalar da iki kişiye ayrı ayrı gider.
2. Randevuları notla eşleştirin. İki randevunun notuna "çift randevusu" yazın; ekibiniz seansların birlikte başlayıp biteceğini bilsin.
3. Hediye masajını alıcı adına açın. Randevuyu hediye edilen kişinin adı ve telefonuyla oluşturun; hatırlatmalar doğrudan ona ulaşır.
4. Ödemeyi ve notu kaydedin. Hediyeyi satın alan kişiden ödemeyi adisyonla alın, hediye edilen kişinin müşteri kartına "hediye, ödemesi alındı" notunu düşün.
5. Değişiklikleri birlikte kontrol edin. Çift randevularından biri iptal edildiğinde diğerine de bakın; iki randevu sistemde birbirine bağlı değildir.

Spa ve masaj randevu programı fiyatları

Akıllı Randevu'nun ücreti randevu sayısına göre değil, takvimdeki uzman (terapist) sayısına göre belirlenir. Randevu başına komisyon yoktur, müşterilerinizden ücret alınmaz. Tek terapistle çalışan bir masaj stüdyosu için Başlangıç planı aylık ₺490'dır. Ön sorular ve fiyat teklifi gibi akıllı fiyat sistemi özellikleri, Google Takvim aktarımı, ürün ve stok takibi, kayıp müşteri geri kazanma ve kampanya mesajları 6 terapiste kadar kullanılan Standart planda (aylık ₺1.290) yer alır. Daha kalabalık ekipler için sınırsız uzmanlı Pro plan aylık ₺2.890'dır.

Fiyatlar KDV dahildir, yıllık ödemede aylık tutar düşer. Spa randevu programını 14 gün boyunca kredi kartı vermeden ücretsiz deneyebilirsiniz. Planların ayrıntılı karşılaştırması fiyatlandırma sayfasında.