Randevu Hatırlatma Mesajı Örnekleri: 25 Hazır SMS Şablonu

İyi bir randevu hatırlatma mesajı işletme adıyla başlar, tarihi, saati ve hizmeti söyler, gelemeyecek müşteriye ne yapacağını gösterir ve tek SMS'e sığacak kadar kısadır. Aşağıda 24 saat önce, 2 saat önce, onay, iptal, ilk ziyaret, gelmeyen müşteri, bekleme listesi ve uzun süredir gelmeyen müşteri için kopyalayıp kullanabileceğiniz 25 hazır şablon bulacaksınız. Köşeli parantez içindeki alanları ([Ad], [İşletme], [Tarih], [Saat], [Hizmet] gibi) kendi bilgilerinizle değiştirmeniz yeterli.

İyi bir randevu hatırlatma mesajının kuralları

Şablonlara geçmeden önce hangi mesajın neden işe yaradığını bilmek, kendi metinlerinizi yazmanızı da kolaylaştırır.

Kısa ve tek amaçlı olsun

Hatırlatma mesajının tek görevi, müşteriye ne zaman, nerede ve hangi işlem için beklendiğini hatırlatmaktır. Kampanya duyurusu, yeni hizmet tanıtımı ya da uzun teşekkür cümleleri bu mesaja girmemeli. Tek bir eylem çağrısı yeterli: "Gelemeyecekseniz lütfen haber verin."

Mesajda olması gereken beş bilgi

Bunların dışındaki her kelime mesajı uzatır. Adres, uzman adı ya da süre gibi bilgileri yalnızca gerçekten işe yarayacakları durumlarda ekleyin.

İşletme adını başa yazın

Müşteri SMS'i çoğu zaman bildirim ekranında, ilk birkaç kelimesiyle görür. Mesaja "[İşletme]:" diye başlamak, kimden geldiğini anında söyler. SMS'iniz bir gönderici adıyla gidiyor olsa bile adı metnin başında tekrarlamak, aynı gün birden fazla işletmeden mesaj alan müşterinin kafasını karıştırmaz.

160 karakter sınırını ve Türkçe karakterleri hesaba katın

Standart bir SMS 160 karaktere kadar tek mesaj olarak gider; daha uzun metinler birden fazla SMS'e bölünür ve bu da maliyeti artırabilir. Ayrıca ç, ğ, ı, ş, İ gibi Türkçe karakterler, kullanılan kodlamaya ve SMS sağlayıcınıza bağlı olarak tek mesaja sığan karakter sayısını azaltabilir. Göndermeden önce sağlayıcınızın karakter sayacıyla kontrol edin ve köşeli parantezlerin yerine gerçek isim, tarih ve hizmet adı geldiğinde metnin uzayacağını unutmayın. Aşağıdaki şablonların hepsi köşeli parantezli hâliyle 160 karakterin altındadır; uzun bir işletme adı ya da hizmet adı kullanıyorsanız gereksiz kelimeleri çıkararak kısaltın.

Yanıt beklemeyin, yol gösterin

Gönderici adıyla (SMS başlığıyla) giden mesajlara müşteri çoğu zaman cevap yazamaz. "Onaylamak için EVET yazın" gibi ifadeler yerine telefon numarası ya da randevu linki verin.

Doğru zamanı seçin

Pek çok salonda işe yarayan kurgu iki aşamalıdır: randevudan 24 saat önce müşteri gününü planlayabilsin, 2 saat önce ise son anda hatırlasın. Elle gönderiyorsanız gece geç saatlerden ve sabahın erken saatlerinden kaçının.

Akıllı Randevu kullanıyorsanız bu iki hatırlatma SMS ve push bildirimi olarak kendiliğinden gider; müşterinin e-posta adresi kayıtlıysa e-posta da gönderilir. Bu otomatik mesajların metni sistem tarafından hazırlanır (nasıl çalıştığını randevu hatırlatma SMS sayfasında görebilirsiniz). Aşağıdaki şablonlar daha çok elle göndereceğiniz durumlar, örneğin bekleme listesi ya da gelmeyen müşteri mesajları, ve hatırlatmalarını kendisi yöneten salonlar için.

Bilgilendirme mesajı ile ticari ileti farkını bilin

Randevu hatırlatma, onay, iptal ve saat değişikliği mesajları, müşteriyle aranızdaki mevcut randevuya ilişkin bilgilendirme mesajlarıdır. Kampanya, indirim ya da "sizi özledik, yeniden bekliyoruz" gibi tanıtım amaçlı mesajlar ise ticari elektronik ileti sayılır; müşteriden önceden onay alınmasını ve İYS (İleti Yönetim Sistemi) kurallarına uyulmasını gerektirir. Bir hatırlatmanın sonuna "bu hafta boyada indirim var" eklemek, mesajı ticari iletiye çevirebilir. Ayrıntılar için ticari SMS ve İYS kuralları yazımıza bakın. Buradaki bilgiler geneldir, hukuki tavsiye değildir; güncel kuralları ilgili mevzuattan teyit edin.

24 saat önce gönderilecek randevu hatırlatma mesajları

Bir gün önceki hatırlatma, müşteriye gününü planlama ve gerekirse haber verme fırsatı tanır. Bu mesajda tarih, saat ve hizmet mutlaka yer almalı.

1. Standart: "[İşletme]: Merhaba [Ad], yarın saat [Saat]'te [Hizmet] randevunuz var. Gelemeyecekseniz lütfen haber verin: [Telefon]"
2. Uzman adıyla: "[İşletme]: Sayın [Ad], [Tarih] [Saat] randevunuz [Uzman] ile planlandı. Değişiklik için: [Telefon]"
3. Uzun işlemler için: "[İşletme]: Merhaba [Ad], yarın [Saat]'teki [Hizmet] işleminiz yaklaşık [Süre] sürecek. Gününüzü buna göre planlamanızı öneririz."
4. Adres bilgisiyle: "[İşletme]: [Ad], yarın [Saat]'te sizi bekliyoruz. Adresimiz: [Adres]. Değişiklik için: [Telefon]"
5. Link ile: "[İşletme]: [Ad], yarın [Saat] [Hizmet] randevunuz var. Saatinizi değiştirmek veya iptal etmek için: [Link]"

Boya, keratin ya da gelin başı gibi uzun işlemlerde 3 numaralı şablon özellikle faydalıdır; işlemin iki saat süreceğini bilmeyen müşteri, randevunun ortasında aceleye düşebilir.

2 saat önce gönderilecek kısa hatırlatmalar

İkinci hatırlatma, müşteri zaten yola çıkmak üzereyken gelir. Kısa tutun; amaç yalnızca "bugün, birazdan" demektir.

6. En kısa hâli: "[İşletme]: [Ad], [Saat]'teki randevunuza 2 saat kaldı. Görüşmek üzere!"
7. Gecikme notuyla: "[İşletme]: Merhaba [Ad], bugün [Saat]'te [Uzman] sizi bekliyor. Gecikecekseniz lütfen arayın: [Telefon]"
8. Yol tarifiyle: "[İşletme]: [Ad], bugün [Saat]'te görüşmek üzere. Yol tarifi: [Link]"
9. Gecikme kuralıyla: "[İşletme]: [Ad], bugün [Saat] randevunuz var. 15 dakikayı aşan gecikmelerde randevunuzu kaydırmamız gerekebilir."

9 numaralı şablonu yalnızca gerçekten uyguladığınız bir gecikme kuralınız varsa kullanın; yazıp uygulamamak kuralı anlamsız kılar.

Randevu onay mesajı örnekleri

Onay mesajı randevu oluşturulduğu anda gider ve müşteriye "kaydınız alındı" güvencesi verir. Özellikle telefonla verdiğiniz randevularda yazılı bir teyit, yanlış anlaşılmaları önler.

10. Standart onay: "[İşletme]: Merhaba [Ad], [Tarih] [Saat] [Hizmet] randevunuz oluşturuldu. Görüşmek üzere!"
11. Manuel onay sonrası: "[İşletme]: [Ad], [Tarih] [Saat] randevu talebiniz onaylandı. Uzmanınız: [Uzman]."
12. Tahmini fiyatla: "[İşletme]: [Ad], [Tarih] [Saat] [Hizmet] randevunuz onaylandı. Tahmini ücret: [Fiyat]. Kesin ücret işlem öncesi netleşir."

12 numaralı şablonu, fiyatı saç uzunluğuna ya da işlemin kapsamına göre değişen hizmetlerde kullanın ve "tahmini" kelimesini çıkarmayın. Kasada çıkacak tutar mesajdakinden belirgin biçimde farklı olacaksa bunu işleme başlamadan önce müşteriye söyleyin; aksi halde onay mesajı güven yerine tartışma getirir.

İptal ve saat değişikliği mesajları

İptal ve değişiklik mesajlarında amaç, müşteriyi belirsizlikte bırakmamaktır. İptal sizden kaynaklanıyorsa mutlaka özür dileyin ve yeni bir seçenek sunun.

13. Müşteri iptal etti: "[İşletme]: [Ad], [Tarih] [Saat] randevunuz iptal edildi. Yeni randevu için: [Link]"
14. İşletme iptal etmek zorunda kaldı: "[İşletme]: Sayın [Ad], beklenmedik bir nedenle [Tarih] [Saat] randevunuzu iptal etmek zorundayız. Özür dileriz, sizi arayacağız."
15. Saat değişti: "[İşletme]: [Ad], randevunuz [Tarih] [Saat] olarak güncellendi. Uygun değilse lütfen arayın: [Telefon]"
16. Uzman değişti: "[İşletme]: [Ad], [Tarih] [Saat] randevunuz [Uzman] ile devam edecek. Farklı bir tercihiniz varsa: [Telefon]"

İptal ve değişiklik mesajlarını işlem yapıldığı anda gönderin. Ertesi gün gelen bir "randevunuz iptal edildi" mesajı, müşteriyi "acaba yine de bekliyorlar mı?" diye düşündürür ve gereksiz bir telefon trafiği yaratır.

İlk ziyarete gelen müşteri için mesajlar

İlk kez gelecek müşteri salonunuzu bilmez. Adresi, nasıl bulacağını ve ne bekleyeceğini söylemek kafasındaki soru işaretlerini giderir ve ilk izlenimi güçlendirir.

17. Hoş geldiniz: "[İşletme]: Hoş geldiniz [Ad]! İlk randevunuz [Tarih] [Saat]. Adresimiz: [Adres]. Sorunuz olursa: [Telefon]"
18. Ön görüşme notuyla: "[İşletme]: [Ad], [Tarih] [Saat]'te görüşmek üzere. 5 dk erken gelirseniz uzmanımız beklentilerinizi dinleyebilir."

Gelmeyen müşteriye nazik mesaj örnekleri

Randevusuna gelmeyen müşteriye sitem etmek, onu tamamen kaybetmenin en kısa yoludur. Çoğu zaman sebep unutmak ya da son anda çıkan bir iştir. Mesajın tonu suçlayıcı değil, kapıyı açık bırakan cinsten olmalı. Bu mesajlara kampanya ya da indirim eklemeyin.

19. İlk kez gelmedi: "[İşletme]: Merhaba [Ad], bugün [Saat] randevunuzda sizi göremedik. Umarız her şey yolundadır. Yeni bir saat için: [Telefon]"
20. Haber verme ricası: "[İşletme]: [Ad], bugün [Saat] için sizi bekledik. Gelemediğinizde önceden haber verirseniz o saati başka bir müşterimize açabiliriz."
21. Tekrarlayan durumda: "[İşletme]: [Ad], son randevularınıza gelemediğinizi gördük. Sonraki randevularınızı telefonla teyit ederek oluşturacağız. Teşekkürler."

21 numaralı mesajı gönderdiyseniz söylediğinizi gerçekten uygulayın ve o müşterinin sonraki randevularını telefonla teyit edin. Gelmeyen müşteriyi azaltmanın diğer yolları için no-show rehberimize bakabilirsiniz.

Bekleme listesinden yer açıldı mesajları

Dolu bir saat için bekleme listesine yazılan müşteriye yer açıldığında hızlı haber vermek, boş kalacak saati kurtarır. Mesajda bir süre sınırı belirtmek kararı hızlandırır.

22. Hızlı teklif: "[İşletme]: Müjde [Ad]! [Tarih] [Saat] için yer açıldı. [Hizmet] randevusu için 1 saat içinde arayın: [Telefon]"
23. İlk dönen alır: "[İşletme]: [Ad], beklediğiniz [Tarih] günü [Saat]'te boşluk var. İlk dönen müşteriye veriyoruz: [Telefon]"

Akıllı Randevu'da müşteri dolu bir saat için bekleme listesine girebilir; yer açıldığında listeyi görüp müşteriye siz haber verirsiniz. Bu iki şablon tam o an için.

Uzun süredir gelmeyen müşteriye mesaj (ticari ileti)

Bir süredir uğramayan müşteriyi geri davet etmek, tanıtım amacı taşıdığı için ticari elektronik ileti sayılır. Bu mesajları yalnızca ticari ileti onayı vermiş müşterilere gönderin ve mesajda ret (iletiden çıkma) imkânına yer verin.

24. Sıcak davet: "[İşletme]: Merhaba [Ad], sizi bir süredir göremedik. Uygun saatlerimizi görmek için: [Link] [Ret bilgisi]"
25. Hizmete özel: "[İşletme]: [Ad], son [Hizmet] işleminizin üzerinden [Süre] geçti. Bu hafta uygun saatlerimiz var: [Link] [Ret bilgisi]"

[Ret bilgisi] alanına yazacağınız ifadeyi SMS sağlayıcınızla ve güncel İYS kurallarıyla teyit edin. Akıllı Randevu'da uzun süredir (varsayılan olarak 60 gün) gelmeyen müşteriler kendiliğinden listelenir; hazır şablonlardan birini seçip daveti tek dokunuşla siz gönderirsiniz. Kampanya SMS'leri ise yalnızca ticari ileti onayı veren müşterilere gider.

Göndermeden önce son kontrol listesi

• Mesaj işletme adıyla mı başlıyor?
• Tarih, saat ve hizmet doğru mu?
• Gelemeyecek müşteri için telefon numarası ya da link var mı?
• Gerçek bilgilerle doldurulmuş hâli tek SMS'e sığıyor mu?
• Bilgilendirme mesajına kampanya veya indirim karışmadı mı?
• Ticari bir mesajsa müşterinin onayı ve ret bilgisi var mı?
• Gönderim saati makul mü?

Hatırlatmaları tek tek yazıp göndermekle uğraşmak istemiyorsanız, 24 saat ve 2 saat önceki hatırlatmaların kendiliğinden gittiği Akıllı Randevu'yu 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.