Randevu hatırlatma SMS: müşteri unutmasın, saat boş kalmasın

Randevu hatırlatma SMS'i nasıl çalışır?

Randevu hatırlatma SMS'i, müşteriye yaklaşan randevusunu kısa bir mesajla hatırlatan otomatik bildirimdir. Akıllı Randevu'da her onaylı randevu için iki hatırlatma planlanır: biri randevudan 24 saat önce, diğeri 2 saat önce. Hatırlatma SMS olarak müşterinin telefon numarasına gider; müşteri Akıllı Randevu uygulamasını kullanıyorsa aynı anda push bildirimi de alır, kayıtlı bir e-posta adresi varsa e-posta da gönderilir.

Bu sürecin hiçbir adımında sizin bir şey yapmanız gerekmez. Randevu takvime onaylı olarak girdiği anda hatırlatma sırasına da girmiş olur. Manuel onay kullanıyorsanız hatırlatmalar randevuyu onayladığınız andan itibaren geçerlidir; onay bekleyen randevular için hatırlatma gitmez. İptal edilen bir randevu da doğal olarak hatırlatma listesinden çıkar, müşteriye artık geçerli olmayan bir saat hatırlatılmaz.

Mesajlar kısa ve nettir: işletmenizin adını, randevunun gününü ve saatini taşır. Müşteri, mesajı açmadan bildirim önizlemesinde bile nereye ve ne zaman gideceğini görür.

Neden iki hatırlatma: 24 saat ve 2 saat önce

Randevuya gelmeyen müşterilerde sebep çoğu zaman kötü niyet değil, düpedüz unutmaktır. Randevu iki hafta önce alınmıştır; araya iş, okul, misafir girmiştir. Tek bir hatırlatma bu sorunu kısmen çözer, ama hangi saatte gönderildiğine göre farklı bir açığı kapatır:

• 24 saat önceki hatırlatma planlama içindir. Müşteri ertesi gününü düzenlerken randevusunu hesaba katar. Gelemeyecekse bunu bir gün önceden fark eder ve iptal etmek ya da saatini değiştirmek için zamanı olur. Size de boşalan saati yeniden doldurmaya yetecek süre kalır.
• 2 saat önceki hatırlatma harekete geçmek içindir. Günün içine dalmış müşteriye "yola çıkma vakti" der. Bir gün önceki mesajı görmüş ama sonra aklından çıkmış müşteriyi son anda yakalar.

İkisi birlikte, randevuyu hem müşterinin aklında hem de takviminde tutar. Tek başına 2 saatlik hatırlatma, gelemeyecek müşteriye haber vermek için çok az zaman bırakır; tek başına 24 saatlik hatırlatma ise ertesi günün koşuşturmasında unutulabilir. Bu etki, uzun süren hizmetlerde daha belirgin hissedilir. Kırk dakikalık bir manikürün boş kalması günü biraz sarkıtır; üç saatlik bir ombre ya da gelin hazırlığının boş kalması ise günün en değerli bloğunu götürür. Bu tür randevularda müşterinin bir gün önceden haberdar olması, boşalan saati başka bir müşteriye verebilmeniz için gerçek bir fırsat yaratır.

Gelmeyen müşteriyi azaltmanın diğer yollarını no-show nasıl azaltılır yazımızda topladık.

Hangi bildirimler otomatik gider?

Hatırlatmalar, müşteriye giden otomatik bildirimlerin yalnızca bir parçasıdır. Randevunun başından sonuna kadar müşteri şu anlarda bilgilendirilir:

Hatırlatmalar SMS, push ve e-posta kanallarını birlikte kullanır. Onay, iptal ve fiyat teklifi bildirimleri ise müşterinin randevu sürecini takip edebilmesi içindir; özellikle manuel onay ve danışma fiyatlı hizmetlerde müşterinin "şimdi ne olacak?" sorusunu cevaplar.

Uygulaması olmayan müşteriye de ulaşır

Pek çok müşteri randevusunu Instagram'daki ya da Google'daki bir linkten, tarayıcı üzerinden alır ve hiçbir uygulama indirmez. Yalnızca uygulama bildirimine dayanan bir hatırlatma sistemi bu müşterilere hiç ulaşamaz. SMS'in değeri tam burada ortaya çıkar: müşterinin randevu alırken yazdığı telefon numarası, hatırlatmanın da adresidir.

Akıllı Randevu'da kanallar birbirini tamamlar:

• SMS: Telefon numarası olan herkese gider. Akıllı telefon, uygulama ya da internet bağlantısı gerektirmez.
• Push bildirimi: Müşteri Akıllı Randevu uygulamasını kullanıyorsa telefonunda ayrıca bildirim olarak görünür.
• E-posta: Müşterinin kayıtlı bir e-posta adresi varsa hatırlatma oraya da gönderilir.

Böylece online randevu sayfanızdan gelen müşteriyle uygulamadan gelen müşteri arasında hatırlatma açısından fark kalmaz. Randevu sayfasının kendisini online randevu sistemi sayfasında anlattık.

Tek bir koşul var: numaranın doğru olması. Online randevuda numarayı müşteri kendisi yazar; telefonla ya da kapıda verdiğiniz randevularda ise numarayı siz girersiniz. Bu durumda numarayı müşteriye bir kez okuyup teyit etmek, hatırlatmanın yanlış kişiye gitmesini ya da hiç ulaşmamasını önler.

Hatırlatma SMS'i ile kampanya SMS'i aynı şey değil

Salon sahiplerinin sık karıştırdığı bir konu var: müşteriye giden her SMS aynı kurallara tabi değildir.

• Hatırlatma SMS'i bir bilgilendirme mesajıdır. Müşterinin kendi aldığı randevuyla ilgilidir; reklam ya da satış amacı taşımaz. Akıllı Randevu'nun hatırlatmaları bu türdendir ve onaylı randevusu olan müşteriye gider.
• Kampanya SMS'i ticari elektronik iletidir. İndirim, yeni hizmet ya da "bu hafta boş saatlerimiz var" duyurusu bu gruptadır. Gönderilebilmesi için müşterinin ticari ileti onayı vermiş olması ve bu onayın İleti Yönetim Sistemi (İYS) kayıtlarıyla uyumlu olması gerekir.

Akıllı Randevu'nun kampanya mesajları bu ayrımı gözetir ve yalnızca onay veren müşterilere gider. Kendi gönderdiğiniz mesajlarda da ayrımı korumak önemlidir: bilgilendirme amaçlı bir mesaja kampanya eklemek, onu ticari iletiye dönüştürebilir. Ayrıntılar için ticari SMS ve İYS kuralları yazımıza bakabilirsiniz. Buradaki bilgiler genel niteliktedir ve hukuki tavsiye yerine geçmez; güncel kuralları ilgili mevzuattan teyit etmenizi öneririz.

Hatırlatmayı güçlendiren diğer ayarlar

Hatırlatma, gelmeyen müşteriye karşı ilk savunma hattıdır ama tek başına değildir. Şu ayarlarla birlikte kullanıldığında çok daha etkili olur:

1. İptal süresi. Müşterinin randevusunu ne zamana kadar kendisinin iptal edebileceğini belirleyin. 24 saatlik hatırlatmayı alıp gelemeyeceğini anlayan müşteri, sizi aramadan randevusunu bırakabilir.
2. Saat değiştirme izni. Müşterinin iptal etmek yerine randevusunu başka bir saate kaydırabilmesi, kaybolacak bir randevuyu kurtarır.
3. Bekleme listesi. Hatırlatmanın ardından boşalan saati, o saati bekleyen müşteriye haber vererek doldurun.
4. Sık gelmeyen segmenti. İki ve daha fazla kez gelmeyen müşterileri ayrı bir listede görün, gerekirse onlarla konuşun. Müşteri geçmişi ve segmentler için müşteri takip programı sayfasına göz atabilirsiniz.
5. Manuel onay. Takvim üzerinde daha sıkı kontrol istediğiniz dönemlerde online randevuları onayınıza bağlayın.

Zamanlama ve mesaj içeriği hakkında bilmeniz gerekenler

Hatırlatmaların zamanlaması sabittir: her onaylı randevu için 24 saat ve 2 saat önce. Bu iki noktanın seçilme sebebi, yukarıda anlattığımız gibi birinin planlamaya, diğerinin harekete geçmeye denk gelmesidir. İçerik de randevu bilgilerinden otomatik oluşturulur; sizin metin yazmanıza ya da her randevu için ayrıca bir şey ayarlamanıza gerek kalmaz.

Müşterilerinizi gece rahatsız etmemek için gece saatlerine (22:00–08:00) denk gelen SMS hatırlatmaları gönderilmez; bu durumda push bildirimi ve e-posta yine ulaşır. Örneğin sabah 09:00'daki bir randevunun 2 saat önceki SMS'i bu aralığa denk geldiği için gitmez, ama müşteri bir gün önce aynı saatlerde 24 saatlik SMS'ini almış olur.

Bazen hatırlatmanın dışında müşterinize kendiniz yazmanız gerekir: bekleme listesindeki müşteriye yer açıldığını haber verirken, bir değişikliği bildirirken ya da uzun bir işlem öncesinde hazırlık bilgisi verirken. Bu tür mesajlar için hazır metinler arıyorsanız randevu hatırlatma mesajı örnekleri yazımızda farklı durumlara uygun örnekler bulabilirsiniz.

Randevu hatırlatma SMS fiyatı

Akıllı Randevu'da randevu hatırlatma SMS'leri tüm planlara dahildir; hatırlatmalar için ek ücret ödemez, mesaj başına hesap yapmazsınız. Bu kapsam randevu hatırlatmaları içindir; kampanya mesajları ayrı bir özelliktir ve Standart plandan itibaren yer alır.

• Başlangıç: 1 uzman, aylık ₺490 (yıllık ödemede aylık ₺408).
• Standart: 6 uzmana kadar, aylık ₺1.290 (yıllık ödemede ₺1.075).
• Pro: Sınırsız uzman, aylık ₺2.890 (yıllık ödemede ₺2.408).

Fiyatlar KDV dahildir; randevu başına komisyon ve taahhüt yoktur. 14 gün boyunca kredi kartı vermeden deneyebilir, hatırlatmaların müşterilerinize nasıl ulaştığını kendi randevularınızla görebilirsiniz. Planların karşılaştırması fiyatlandırma sayfasında.