Online randevu sistemi: siz çalışırken randevular kendiliğinden gelsin

Online randevu sistemi ne işe yarar?

Online randevu sistemi, müşterinizin sizi aramadan ya da mesaj yazmadan boş saatlerinizi görüp randevusunu kendisinin oluşturduğu dijital randevu kanalıdır. Akıllı Randevu'da bu kanal, işletmenize özel bir randevu sayfası olarak çalışır: akillirandevu.app/r/isletme-adiniz. Linke dokunan müşteri hizmetini seçer, gün ve saati işaretler, adını ve telefonunu yazar; randevu takviminize düşer.

Salonunuzda değişen şey basittir: randevu vermek artık sizin mesainize bağlı değildir. Gece on birde randevu almak isteyen müşteri sabahı beklemez, cumartesi öğlen telefona bakamadığınız için müşteri başka bir salona yönelmek zorunda kalmaz. Siz işleminizi bitirdiğinizde takvimde yeni randevuları hazır bulursunuz; telefonla verdiğiniz randevuları da aynı takvime eklemeye devam edersiniz.

Kavramın kendisini, türlerini ve genel çalışma mantığını merak ediyorsanız online randevu sistemi nedir yazımız iyi bir başlangıç. Bu sayfada ise Akıllı Randevu'nun müşteriye bakan tarafının salonunuzda tam olarak ne yaptığını, hangi ayarları size bıraktığını ve neye mal olduğunu anlatıyoruz. Bu arada "online randevu" denince pek çok kişinin aklına hastane randevuları gelir; burada anlatılan sistem kuaför, berber, güzellik merkezi ve benzeri hizmet işletmeleri için tasarlandı.

Müşteri gözünden: randevu dört adımda

Müşterinin tarafında kurulum yoktur. Telefonunda ya da bilgisayarında linki açması yeterlidir; sayfa güncel tarayıcıların hepsinde çalışır.

1. Hizmet seçimi. Müşteri hizmet listenizden bir ya da birden fazla işlem seçer. Saç kesimi ile fönü arka arkaya alabilir, manikürü ise başka bir güne ayrı randevu olarak koyabilir.
2. Uzman seçimi (isteğe bağlı). Her zaman aynı kişiyle çalışmak isteyen müşteri uzmanını seçer; fark etmiyorsa seçmeden devam eder.
3. Gün ve saat. Yalnızca gerçekten boş olan saatler görünür. Çalışma saatleriniz, öğle aranız, izinler ve dolu randevular hesaba katılmıştır; müşteri olmayan bir saati seçemez.
4. Ad ve telefon. Müşteri adını ve telefon numarasını yazıp randevuyu oluşturur. Uzun bir üyelik formu ya da uygulama indirme adımı yoktur.

Randevu oluştuktan sonra müşteri bilgilendirilir; randevu yaklaştığında 24 saat ve 2 saat önce otomatik hatırlatma gider. Hatırlatmaların nasıl çalıştığını randevu hatırlatma SMS sayfasında ayrıntısıyla anlattık.

Randevu linkinizi nerede paylaşabilirsiniz?

Bir online randevu sistemi, müşteri linke ulaştığı ölçüde işe yarar. En etkili yöntem, linki müşterinin zaten baktığı yerlere koymaktır:

• Instagram bio'su: Profilinize gelen kişi, beğendiği bir çalışmayı gördüğü anda randevu alabilir. Adım adım anlatım için Instagram bio'ya randevu linki ekleme rehberine bakabilirsiniz.
• Google İşletme Profili: Haritada sizi bulan kişi, profilinizdeki bağlantıdan doğrudan randevu sayfanıza geçer. Kurulumu Google İşletme Profili'ne randevu linki ekleme yazısında topladık.
• WhatsApp durumu: "Bu haftanın boş saatleri için linke dokunun" notuyla paylaşılan bir durum, düzenli müşterilerinize zahmetsiz bir hatırlatma olur.
• Salondaki QR kod: Tezgâha, aynanın kenarına ya da vitrine asılan kodu okutan müşteri, bir sonraki randevusunu daha salondan çıkmadan alır.

Bunların hepsi aynı adrese çıkar. Yani ortada ayrı ayrı kurulması gereken entegrasyonlar yok; tek bir randevu sayfasının farklı kapıları var. Linki bir kez alırsınız, istediğiniz yere koyarsınız.

Paylaşırken linkin yanına kısa bir eylem çağrısı eklemek işe yarar: "Cumartesi için son saatler, randevunuzu buradan alın" gibi bir cümle, linkin ne işe yaradığını tek bakışta anlatır. Yeni bir hizmet eklediğinizde ya da çalışma saatleriniz değiştiğinde linki yeniden paylaşmanız gerekmez; sayfa her zaman güncel takviminizi gösterir.

Takvimin kontrolü sizde: onay türü ve randevu kuralları

Müşterinin kendi randevusunu alması, takvimin kontrolünü elden bırakmak anlamına gelmez. Hangi randevunun nasıl alınacağına siz karar verirsiniz.

İlk karar onay türüdür. Otomatik onay açıkken gelen randevu doğrudan takvime oturur; işleri oturmuş, temposu belli bir işletme için en hızlı yoldur. Manuel onay seçtiğinizde randevu önce onay bekleyen olarak düşer ve siz onayladığınızda kesinleşir. Yeni açılan, uzun işlemler yapan ya da yeni müşterisini önce tanımak isteyen salonlar bunu tercih edebilir.

Onay türünün yanında şu kuralları da işletmenize göre ayarlarsınız:

Bu ayarlar, online randevuyu salonunuzun gerçek temposuna uydurur. Tek başına çalışan bir uzman minimum bildirim süresini uzun tutarak gün içinde nefes alabilir. Cumartesileri haftalar öncesinden dolan bir salon ise takvimi daha kısa bir süre ileriye açarak en yoğun günlerinin aylar öncesinden kapanmasını önleyebilir.

Fiyatı değişen hizmetler: ön sorular ve fiyat teklifi

Her hizmetin fiyatı baştan net değildir. Uzun saça boya, renk açma ya da gelin başı gibi işlemlerde "ne kadar tutar?" sorusu randevu kararını doğrudan etkiler. Akıllı fiyat sistemi bu soruyu randevu sayfasına taşır:

• Hizmet fiyatını sabit, başlangıç fiyatı ("…'den başlayan") ya da danışma olarak gösterebilirsiniz.
• Hizmete özel ön sorular ekleyebilirsiniz: çoktan seçmeli, kısa metin ya da evet/hayır. Saç uzunluğu veya önceki işlem bilgisi gibi.
• Müşteri randevu alırken referans fotoğraf ya da video yükleyebilir; ne istediğini uzun uzun anlatmak zorunda kalmaz.
• Gerekirse fiyat teklifi gönderirsiniz; müşteri onaylar ya da reddeder. Böylece tutar, müşteri koltuğa oturmadan netleşir.

Akıllı fiyat sistemi Standart ve Pro planlarda yer alır.

Sayfanız salonunuzu anlatsın: marka rengi, vitrin ve galeri

Randevu sayfası, yeni bir müşterinin sizinle ilk karşılaştığı yer olabilir. Bu yüzden sıradan bir form gibi değil, salonunuzun küçük bir vitrini gibi görünmesi önemlidir.

• Marka rengi: Sayfanın vurgu rengini logonuza ya da salonunuzun tarzına göre seçersiniz.
• Vitrin hizmetleri: En çok tercih edilen ya da tanıtmak istediğiniz hizmetleri öne çıkarırsınız; müşteri uzun bir listede kaybolmaz.
• Salon galerisi: İç mekân, çalışmalarınız, ekibiniz… Fotoğraflar, ilk kez gelecek birinin "nasıl bir yer?" sorusunu kendiliğinden cevaplar.

Sayfanın güven veren bir vitrin olması için hizmet adlarını müşterinin kullandığı dille yazmak ve sürelerini gerçekçi tutmak da önemlidir. "Ombre (uzun saç)" gibi açık bir ad, müşterinin doğru hizmeti seçmesini kolaylaştırır; doğru süre ise takvimin gün sonunda sarkmasını önler.

Ek kanal: müşteri uygulamasında keşfedilmek

Randevu sayfanız kendi takipçilerinize ve müşterilerinize hizmet eder. Akıllı Randevu'nun ücretsiz müşteri uygulaması (iOS ve Android) ise buna ek bir kanal açar: kullanıcılar yakınlarındaki işletmeleri şehir, işletme türü, puan, şu an açık olanlar, fiyat ve hizmet filtreleriyle arar, beğendikleri yerden randevu alır ve sonrasında yorum bırakabilir.

Bu kanal bir zorunluluk değildir. Müşterileriniz uygulamayı hiç indirmeden randevu sayfanızdan randevu almaya devam eder; uygulamayı kullananlar ise bildirimleri ayrıca telefonlarında push olarak görür. Uygulamanın müşteriye neler sunduğunu müşteriler için sayfasında görebilirsiniz.

Online randevu sistemi fiyatları

Akıllı Randevu'da ödediğiniz tutar aldığınız randevu sayısına göre değişmez: randevu başına komisyon yoktur, müşterinizden de ücret alınmaz. Online randevu sayfası, QR kod ve SMS hatırlatma her planda vardır; planlar arasındaki fark uzman sayısı ve ek özelliklerdir.

• Başlangıç: Tek uzmanlı işletmeler için aylık ₺490 (yıllık ödemede aylık ₺408).
• Standart: 6 uzmana kadar aylık ₺1.290 (yıllık ödemede ₺1.075). Akıllı fiyat sistemi, Google Takvim aktarımı ve kayıp müşteri geri kazanma bu planla gelir.
• Pro: Sınırsız uzman için aylık ₺2.890 (yıllık ödemede ₺2.408); gelişmiş raporlar ve öncelikli destek dahil.

Fiyatlar KDV dahildir, taahhüt yoktur. 14 gün boyunca kredi kartı vermeden ücretsiz deneyebilirsiniz. Planların ayrıntılı karşılaştırması fiyatlandırma sayfasında.