Güzellik merkezi randevu programı: her hizmet doğru uzmana

Güzellik merkezi randevu programı nedir?

Güzellik merkezi randevu programı, cilt bakımından ağdaya, kaş ve kirpikten makyaja kadar farklı hizmetleri ve bu hizmetleri yapan uzmanları tek bir takvimde yöneten yazılımdır. Hangi uzmanın hangi işlemi yaptığını, her işlemin ne kadar sürdüğünü ve müşterinin geçmişte ne yaptırdığını bilir; randevuyu buna göre doğru kişiye ve doğru saate yerleştirir. Bir güzellik salonu randevu programı olarak tek kişilik salonlarda da kalabalık ekipli merkezlerde de aynı mantıkla çalışır.

Akıllı Randevu; online randevu sayfasını, uzman takvimini, SMS hatırlatmayı, müşteri kartını, adisyonu ve gün sonu kasayı aynı panelde birleştirir. Sahip ve yöneticiler web panelden ya da iOS ve Android uygulamasından tüm merkezi izler, her uzman ise yalnızca kendi gününü görür.

Güzellik salonunda takvim neden kolay karışır?

Bir kuaförde hizmet listesi birkaç başlıkta toplanırken güzellik merkezinde onlarca kalem bulunur ve her biri farklı bir beceri ister. Cilt bakımı uzmanı ağda yapmayabilir, kaş-kirpik uzmanı makyaja girmeyebilir, masajı yalnızca bir kişi yapıyor olabilir. Telefonla randevu verirken bu eşleştirmeyi akılda tutmak, yoğun bir günde hataya davetiye çıkarır.

Aşağıdaki tablo, tipik bir merkezdeki hizmet gruplarının takvimde nasıl farklı davrandığını gösteriyor. Süreler örnektir; kendi uygulamanıza göre belirlersiniz.

Bu çeşitlilik, randevu sisteminin üç şeyi doğru yapmasını gerektirir: hizmeti doğru uzmanla eşleştirmek, aynı ziyaretteki birden fazla işlemi planlamak ve fiyatı değişen işlemleri randevudan önce netleştirmek.

Uzman ve hizmet eşleştirmesi nasıl kurulur?

Kurulum, merkezinizin gerçek iş bölümünü sisteme bir kez anlatmaktan ibarettir:

1. Hizmetleri gruplayarak girin. Cilt bakımı, ağda, kaş-kirpik, el-ayak bakımı, makyaj ve masaj gibi başlıklar altında her hizmetin süresini ve fiyat türünü tanımlayın.
2. Uzmanları ekleyin. Her uzmanın çalışma saatlerini ve öğle arasını girin; yarı zamanlı çalışanların farklı günlerini ayrıca belirleyin.
3. Kim neyi yapıyor, işaretleyin. Her uzmana yalnız yaptığı hizmetleri bağlayın. Müşteri online sayfada masajı seçtiğinde yalnız masaj yapan uzmanları görür.
4. Yetkileri ayarlayın. Uzmanlar kendi hesaplarıyla girip yalnız kendi randevularını görür. Bir uzmanınıza rapor görme ya da fiyat düzenleme yetkisi vermek isterseniz bunu ayrıca tanımlarsınız.
5. Randevu kurallarını belirleyin. Minimum bildirim süresi, en fazla kaç gün ileriye randevu açılacağı, iptal penceresi ve otomatik ya da manuel onay tercihi sizin elinizde.

Bilmeniz gereken bir sınır var: takvim uzmanlar üzerinden çalışır, oda, kabin veya cihaz bazlı planlama yoktur. Aynı cihazı iki uzman paylaşıyorsa çakışmayı, uzmanların çalışma saatlerini birbirini tamamlayacak şekilde düzenleyerek önlersiniz.

Uzmanlarınız izin ya da eğitim günlerini uygulamadan kendileri işaretler; o saatlere online randevu düşmez. Merkezin gününü Google Takvim'de de görmek isterseniz Google hesabınızı işletmenize bağlarsınız; onaylanan randevular oraya otomatik eklenir, iptal edildiğinde silinir. Bu aktarım tek yönlüdür: Google Takvim'de yapılan bir değişiklik randevu takvimine geri yansımaz.

Tek ziyarette birden fazla hizmet

Güzellik merkezine gelen müşteri çoğu zaman tek bir işlemle yetinmez: tüm bacak ağdanın ardından kaş alma, cilt bakımının ardından manikür ister. Akıllı Randevu'da müşteri birden fazla hizmeti aynı anda seçebilir. Hizmetler arka arkaya tek bir ziyaret olarak planlanır ya da ayrı randevular hâlinde farklı saatlere bölünür.

Arka arkaya planlamada her hizmet, o işi yapan uygun uzmana düşer. Ağdayı bir uzman, kaşı bir başkası yapacaksa sistem ikisinin boşluğunu birlikte arar; müşteri iki işlem arasında uzun süre beklemez. Uzun bir bakımla kısa bir işlemi farklı zamanlara yaymak isteyen müşteri ise ayrı randevuları tercih eder. Her iki durumda da hatırlatmalar her randevu için ayrı ayrı gider.

Ziyaret bittiğinde ödeme tarafı da dağılmaz. Müşterinin yaptırdığı tüm hizmetleri ve kasada aldığı serum ya da nemlendiriciyi tek bir adisyonda toplar, ödeme yöntemini kaydedersiniz. Akşam gün sonu kasa kapanışında günün cirosu nakit ve kart olarak ayrılmış hâlde önünüze gelir; satılan ürünler de stoktan kendiliğinden düşer.

Danışma gerektiren işlemler ve fiyat belirsizliği

Lekeye yönelik bir bakım, gelin makyajı ya da kapsamı cilde göre değişen bir uygulamada fiyatı randevu sayfasına net yazmak çoğu zaman mümkün olmaz. Akıllı fiyat sistemi bu durum için üç fiyat türü sunar: sabit, "…'den başlayan" ve danışma.

Danışma ya da başlangıç fiyatlı bir hizmete ön sorular ekleyebilirsiniz: cilt tipi (çoktan seçmeli), daha önce kimyasal peeling yapıldı mı (evet/hayır), kullanılan ilaç veya ürünler (metin). Müşteri randevu alırken bu soruları yanıtlar, isterse cildinin ya da beğendiği makyajın fotoğrafını yükler. Siz yanıtlara bakıp fiyat teklifinizi gönderirsiniz; müşteri uygulamadan onaylar ya da reddeder. Böylece fiyat konuşması kasada değil, randevudan önce biter.

Müşteri kartı: cilt tipi, alerji ve işlem geçmişi

Güzellik merkezinde iyi hizmet, müşteriyi hatırlamakla başlar. Müşteri kartında ziyaret geçmişi, gelmeme sayısı ve serbest notlar durur. Cilt tipi, ağda hassasiyeti, kullanılan ilaçlar ya da en son hangi bakımın yapıldığı bu notlara yazılır; müşteriye hangi uzman bakarsa baksın işlemden önce aynı bilgiyi görür. Kart yapısı ve segmentler için müşteri takip programı sayfamızda daha fazla ayrıntı var.

Seanslı işlemler konusunda açık olalım: seans paketlerinin otomatik takibi (ör. kalan seans sayacı) şu an yok. Her seansı ayrı bir randevu olarak planlar, paketin kaçıncı seansında olunduğunu müşteri kartındaki notlarda tutarsınız. Seans ağırlıklı çalışıyorsanız lazer epilasyon randevu programı sayfamız bu düzeni ayrıca anlatıyor.

Alerji ve ilaç kullanımı gibi sağlıkla ilgili bilgiler, kişisel verilerin hassas bir türü sayılabilir. Bu bilgileri hangi amaçla ve hangi izinle tuttuğunuzu netleştirmeniz gerekir; genel bir çerçeve için salonlar için KVKK rehberi yazımıza bakabilirsiniz. Bu bölüm hukuki tavsiye değildir; uygulamanızı bir uzmana danışarak ya da güncel mevzuata göre teyit edin.

Kampanya mesajları ve İYS

Yaz öncesi ağda yoğunluğu, sonbaharda başlayan cilt bakımı sezonu, özel günler öncesi makyaj talebi… Güzellik merkezlerinin takvimi mevsimle dalgalanır ve doğru zamanda gönderilen bir duyuru sakin günleri canlandırabilir. Akıllı Randevu'da kampanya mesajlarını SMS ve push olarak gönderebilirsiniz. SMS'ler İYS uyumludur ve yalnız ticari ileti onayı vermiş müşterilere ulaşır.

Segmentler hedeflemeyi kolaylaştırır: VIP müşterilerinize özel bir duyuru, bu ay doğum günü olanlara hazır şablonla bir kutlama ya da uzun süredir uğramayanlara bir geri kazanma daveti. Kayıp müşteri listesini sistem kendiliğinden çıkarır, davet ise siz gönder dediğinizde gider. Onay alma ve ret hakkı gibi temel kuralları ticari SMS ve İYS kuralları yazımızda özetledik; güncel yükümlülükleri ilgili mevzuattan teyit etmenizi öneririz.

Güzellik merkezi randevu programı fiyatları

Ücret, takvimdeki uzman sayısına göre belirlenir; randevu sayısı fiyatı etkilemez. Tek kişinin çalıştığı bir güzellik salonu için Başlangıç planı aylık ₺490'dır (yıllık ödemede ₺408). Altı uzmana kadar çalışan merkezler için Standart plan aylık ₺1.290'dır (yıllık ₺1.075); ön sorular ve fiyat teklifi akışını içeren akıllı fiyat sistemi, kampanya mesajları, kayıp müşteri geri kazanma, ürün ve stok takibi ile Google Takvim aktarımı bu planda yer alır. Daha geniş ekipler için Pro plan aylık ₺2.890'dır (yıllık ₺2.408) ve sınırsız uzman, gelişmiş raporlar ile öncelikli destek sunar.

Fiyatlara KDV dahildir, randevu başına komisyon yoktur ve müşterilerinizden randevu için ücret alınmaz. Planların ayrıntılı karşılaştırması fiyatlandırma sayfasında. Kredi kartı vermeden 14 gün ücretsiz deneyerek kendi hizmet listenizle kurulumu görebilirsiniz.