Kuaför Müşteri Kartında Hangi Bilgiler Tutulmalı?

Kuaför müşteri kartında ad ve telefon, ziyaret geçmişi, hizmet tercihleri, boya numarası ve formül notu, tercih edilen uzman, gelmeme sayısı, harcama özeti ve ticari ileti izni tutulmalıdır. Alerji ya da hassasiyet gibi sağlıkla ilgili bilgiler ise yalnızca hizmet güvenliği için gerektiği kadar, müşterinin bilgisi ve onayıyla, en kısa haliyle yazılmalıdır. Bu yazıda her bilginin neden işe yaradığını bir tabloyla özetliyor, nelerin hiç yazılmaması gerektiğini ve berberden pet kuaföre sektöre göre farkları anlatıyoruz.

Müşteri kartı neden önemli?

Müşteri kartı salonun hafızasıdır. Uzman değişse, defter kaybolsa ya da müşteri bir yıl sonra gelse bile "geçen sefer ne yapmıştık?" sorusunun cevabı oradadır. İyi tutulmuş bir kart üç şey sağlar:

• Tutarlı sonuç: Boya formülü ve önceki işlemler biliniyorsa sonuç her seferinde aynı kalitede olur.
• Kişisel ilgi: Tercihleri hatırlanan müşteri kendini değerli hisseder. Bunun sadakate etkisini salonlarda müşteri sadakati yazımızda ayrıntılı ele aldık.
• Doğru kararlar: Kim ne sıklıkla geliyor, kim randevusuna gelmiyor, kim uzun süredir uğramıyor; bunları ancak düzenli kayıtla görebilirsiniz.

Ama müşteri kartı "aklına gelen her şeyi yaz" defteri değildir. Ne kadar çok bilgi tutarsanız o kadar çok sorumluluk taşırsınız. Amaç, gerekli olanı eksiksiz, gereksiz olanı hiç tutmamaktır.

Kuaför müşteri kartında tutulması gereken bilgiler

Tablodaki ilk iki satır olmadan randevu verilemez; son iki satır ise en çok dikkat gerektiren bilgilerdir. Aradaki her şey, müşteriyi bir sonraki ziyarette daha iyi ağırlamanızı sağlar.

Gelmeme sayısı ve harcama özeti müşteriyi yargılamak için değil, doğru davranmak için tutulur. Bir kez gelmeyen müşteri çoğu zaman yalnızca unutmuştur; bir sonraki randevusunda hatırlatmanın ona ulaştığından emin olmak yeterlidir. Gelmeme tekrarlanıyorsa uzun işlemlerde bir gün önce telefonla teyit etmek mantıklıdır. Harcama özeti ise düzenli ve sadık müşterilerinizi gösterir; yoğun günlerde öncelikli saat önerirken ya da VIP listenizi belirlerken bu bilgiye bakabilirsiniz.

Boya numarası ve formül notu nasıl yazılır?

Formül notu müşteri kartının en değerli satırıdır, ama özensiz yazıldığında hiçbir işe yaramaz. "Kahve tonu yaptık" notu altı hafta sonra kimseye bir şey söylemez. İyi bir formül notu şunları içerir:

1. Tarih
2. Uygulama bölgesi: dip, boylar, uçlar ya da röfle bölümleri
3. Ton numaraları ve karışım oranı
4. Oksidan oranı
5. Bekleme süresi
6. Sonuç ve bir dahaki sefere not: "Dip biraz sıcak durdu, bir dahaki sefere 7.1 azaltılacak" gibi

Örnek not: 12.09.2026 — Dip: 6.0 + 7.1 (1:1), %6 oksidan, 35 dk. Boylar: tazeleme yok. Sonuç: dip biraz sıcak durdu, bir dahaki sefere 7.1 azaltılacak. Uzman: Elif.

Kullandığınız ürünün markasını ve serisini de yazın; aynı numara farklı markalarda farklı sonuç verebilir. Her uygulamayı yeni bir satır olarak ekleyin ve eski notları silmeyin. Renk geçmişi, saçta neden belirli bir sonucun çıktığını anlamanın tek yoludur. Ekipte herkesin aynı düzeni kullanması, notu yazan uzman olmasa bile başka bir uzmanın formülü okuyabilmesini sağlar.

Alerji ve hassasiyet bilgisi: KVKK açısından dikkat

Boyaya karşı hassasiyet, saç derisi rahatsızlığı ya da hamilelik gibi bilgiler hizmet güvenliği için önemli olabilir. Ancak bunlar sağlıkla ilgili bilgilerdir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda (KVKK) özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu verilerin işlenmesi, ad ve telefon gibi sıradan bilgilere göre çok daha sıkı şartlara bağlıdır.

Pratikte şu ilkeler sizi korur:

• En az bilgiyi yazın. Hastalık, teşhis ya da ilaç adı yerine işlem için gereken sonucu yazın: "Boya öncesi yama testi istiyor", "Saç derisi hassas, işlem öncesi teyit et" gibi.
• Bilgilendirin ve onay alın. Müşteriye neyi, neden not ettiğinizi söyleyin; açık rızasını alın ve bunu kayıt altına alın.
• Erişimi sınırlayın. Bu notları yalnızca işlemi yapacak kişiler görmeli; kartları salon dışında, kişisel telefonlarda ya da mesaj gruplarında paylaşmayın.
• Gereksizleşeni silin. Hamilelik gibi geçici durumlara ilişkin notları, gerekliliği ortadan kalkınca kaldırın.
• Müşterinin okuyacağını varsayın. KVKK kapsamında kişi, hakkında tutulan verileri öğrenme hakkına sahiptir. Notları buna göre saygılı ve nesnel bir dille yazın.

Bu bölüm genel bilgilendirmedir, hukuki tavsiye değildir. Aydınlatma metni, açık rıza ve saklama süreleri gibi konuları salonlar için KVKK rehberi yazımızda ele aldık; işletmenize özel durumlar için bir hukukçuya danışın.

İletişim izni: randevu bildirimi ile kampanya mesajı aynı şey değil

Müşterinin telefon numarası size öncelikle randevu onayı ve hatırlatma göndermeniz için verilir. Kampanya, indirim ya da tanıtım içeren mesajlar ise ticari elektronik ileti sayılır ve gönderilmeden önce müşterinin onayı gerekir. Bu onayların İleti Yönetim Sistemi (İYS) ile ilişkisi ve kayıt kuralları için ticari SMS ve İYS kuralları yazımıza bakın; mevzuatın güncel halini mutlaka teyit edin.

Bu yüzden müşteri kartında iznin olup olmadığını ve ne zaman alındığını bilmek önemlidir. İzni olmayan müşteriye kampanya göndermemek sizi hem idari yaptırım riskinden hem de müşterinin güvenini kaybetmekten korur.

Müşteri kartında neler tutulmamalı?

• T.C. kimlik numarası: Randevu ve hizmet için gerekmez. Fatura gibi bir ihtiyaç varsa bunu muhasebe sürecinde ayrıca ele alın.
• Kart ve banka bilgisi: Kart numarası, son kullanma tarihi ya da şifre hiçbir koşulda not alanına yazılmaz.
• Teşhis ve ilaç listesi: Hizmet için gereken sonucu yazın, tıbbi ayrıntıyı değil.
• Kişisel yargılar: "Huysuz", "cimri" gibi ifadeler hem saygısızdır hem de müşteri verilerini görmek istediğinde sizi zor durumda bırakır. Bunun yerine "Randevuya genelde 10 dk geç geliyor" gibi nesnel bir ifade kullanın.
• Koltukta anlatılanlar: Aile, ilişki, iş, siyaset ya da din konuşmaları karta girmez. Din ve siyasi görüş gibi bilgiler de KVKK'da özel nitelikli veri sayılır.
• İzinsiz fotoğraf: Önce/sonra fotoğraflarını müşterinin onayı olmadan saklamayın ve paylaşmayın.

Sektöre göre müşteri kartı farkları

Temel bilgiler her işletmede aynıdır; farklılaşan, not alanına yazılan teknik ayrıntılardır.

Pet kuaförde müşteri kaydı hayvanın sahibine aittir; hayvanla ilgili bilgiler sahibin kartındaki notlara yazılır. Birden fazla evcil hayvanı olan müşteride her hayvan için ayrı bir not satırı açmak karışıklığı önler. Pet kuaförlerin günlük iş akışını pet kuaför randevu programı sayfasında anlattık.

Güzellik merkezlerinde seans paketleri sık görülür. Akıllı Randevu'da seans paketlerinin otomatik takibi şu an yok; her seansı ayrı randevu olarak planlar, kalan seans bilgisini müşteri kartındaki notlarda tutarsınız.

Akıllı Randevu'da müşteri kartı nasıl çalışır?

Akıllı Randevu'da müşteri kartı, randevu alındıkça kendiliğinden dolan bir kayıttır:

• Ziyaret geçmişi: Her randevu müşterinin kartına işlenir; hangi tarihte hangi hizmeti aldığını ve randevunun durumunu görürsünüz.
• Toplam randevu, harcama ve gelmeme sayısı: Kartta özet olarak görünür. Harcama tahsilat kayıtlarından gelir; gelmeme sayısı, randevu "gelmedi" olarak işaretlendikçe artar.
• Notlar: Boya formülü, tercihler, alerji notu ya da evcil hayvan bilgisi serbest metin olarak not alanına yazılır. Formül, alerji veya evcil hayvan için ayrı, yapılandırılmış alanlar yoktur; bu yüzden yukarıdaki not düzenini ekipçe aynı şekilde kullanmanız önerilir.
• Doğum tarihi ve segmentler: Doğum tarihi girilen müşteriler ilgili ayda "bu ay doğum günü olanlar" segmentinde görünür. Müşterileri VIP ya da yasaklı (online randevu alamaz) olarak işaretleyebilir, iki ve daha fazla kez gelmeyenleri "sık gelmeyen" segmentinde görebilirsiniz.
• İletişim izni: Kampanya mesajları yalnızca ticari ileti izni veren müşterilere gönderilir.
• Dışa aktarma: Müşteri listenizi CSV olarak dışa aktarabilirsiniz.

Daha fazla ayrıntı için müşteri takip programı sayfasına göz atabilirsiniz.

Müşteri kartını güncel tutmak için beş alışkanlık

1. Notu işlem biter bitmez yazın. Gün sonuna bırakılan not ya unutulur ya da eksik yazılır.
2. Ekipçe aynı formatı kullanın. Formül notu için tek bir düzen belirleyin ve salondaki herkes onu kullansın.
3. Telefon numarasını her yeni randevuda teyit edin. Yanlış numara, hatırlatmanın hiç ulaşmaması demektir.
4. Gelmeyen randevuyu işaretleyin. İşaretlenmeyen gelmeme, kartta görünmez ve riskli müşteriyi fark edemezsiniz.
5. Ayda bir kartları gözden geçirin. Gereksizleşmiş notları temizleyin, eksik kalanları tamamlayın.

Müşteri kartlarını ziyaret geçmişi, notlar ve segmentlerle tek yerde tutmak isterseniz Akıllı Randevu'yu 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.