Randevu takip programı: bütün ekibin günü tek takvimde

Randevu takip programı nedir, kimin işine yarar?

Randevu takip programı, bir işletmenin randevularını ekipteki herkesin aynı anda erişebildiği tek bir takvimde toplayan, her randevunun durumunu kayıt altına alan yazılımdır. Defterin ya da duvar takviminin yerini alır ama yalnızca dijital bir sayfa değildir: kimin hangi saatte boş olduğunu hesaplar, çakışmayı önler, gelmeyen ile iptal edeni birbirinden ayırır.

Akıllı Randevu'nun bu tarafı salonun içine bakar. Müşterinin kendi randevusunu aldığı kısmı online randevu sistemi sayfasında anlattık; burada ise o randevuların ekip tarafından nasıl takip edildiğini anlatıyoruz. İki uzmanla çalışan bir berberden on kişilik bir güzellik merkezine kadar, günü birden fazla kişinin paylaştığı her işletme için tasarlandı.

Takvime yalnızca online randevular düşmez. Telefonla arayan, kapıdan uğrayıp haftaya yer isteyen ya da işlem bitince bir sonraki randevusunu oradan ayarlayan müşterinin randevusunu da siz ya da ekibiniz aynı takvime eklersiniz. Böylece randevu hangi kanaldan gelirse gelsin, takip edilen tek bir liste olur ve "bu randevuyu kim, nereye yazmıştı?" sorusu ortadan kalkar.

Defter, Excel ve randevu takip programı karşılaştırması

Pek çok salon işe defterle başlar, sonra bir tabloya geçer. İkisi de belirli bir noktaya kadar iş görür; sorun, ekip büyüdüğünde ve aynı anda birden fazla kişi randevu yazmaya başladığında çıkar.

Tabloyla devam edip etmemeye karar vermeden önce artılarını ve eksilerini görmek isterseniz Excel ile randevu takibi mi, randevu programı mı yazımız iki yolu ayrıntılı karşılaştırıyor.

Geçiş için büyük bir hazırlık gerekmez. Hizmetlerinizi, sürelerini ve uzmanlarınızın çalışma saatlerini girdiğiniz gün takvim kullanıma hazırdır; defterdeki ileri tarihli randevuları da tek tek takvime girersiniz. İlk hafta defteri yedek olarak elinizin altında tutmak, ekibin alışmasını kolaylaştırır.

Takvimi okumak: uzman sütunları ve randevu durumları

Günlük takvimde her uzman bir sütundur. Randevular hizmet süresi kadar yer kaplar; 30 dakikalık bir kesim kısa, 150 dakikalık bir röfle uzun bir blok olarak görünür. Böylece "saat dörtte kim müsait?" sorusunun cevabı bir bakışta okunur.

Her randevunun bir durumu vardır ve bu durum gün içinde değişir:

• Onay bekleyen: Online gelmiş, sizin onayınızı bekleyen randevu. Manuel onay kullanıyorsanız günün ilk işi bu listeye bakmaktır.
• Onaylanan: Kesinleşmiş, müşteriye bildirimi gitmiş randevu.
• Tamamlanan: Hizmeti verilmiş, kapanmış randevu.
• Gelmeyen: Müşterinin haber vermeden gelmediği randevu. Bu kayıt müşteri kartındaki gelmeme sayısına yansır.
• İptal: Müşterinin ya da işletmenin iptal ettiği randevu.

Takvimi duruma göre filtreleyerek yalnızca iptalleri ya da yalnızca onaylı randevuları görebilirsiniz. Gün sonunda "bugün kaç randevu tamamlandı, kaç kişi gelmedi?" sorusunun cevabı tahmin değil, kayıttır.

Bu kayıtların asıl değeri haftalar içinde ortaya çıkar. Bir müşterinin üçüncü kez gelmediğini, hangi gün ve saatlerde iptallerin yoğunlaştığını ya da hangi uzmanın takviminin sürekli dolu olduğunu ancak düzenli tutulan durumlardan görebilirsiniz. Gelmeme sorununa karşı başka hangi önlemleri alabileceğinizi gelmeyen müşteri (no-show) nasıl azaltılır yazımızda topladık.

Bekleme listesi ve QR check-in ile boşlukları kapatın

Randevu takibinin en pahalı anı, son dakika iptalinin ardından boş kalan saattir. Bekleme listesi bunun için vardır: dolu bir saati isteyen müşteri listeye girer, o saat boşaldığında listeye bakıp sıradaki müşteriye haber verirsiniz. Müşteriyi tek tek aramak yerine, o saati zaten istediğini bildiğiniz kişiye ulaşırsınız.

QR check-in ise günün diğer ucunu düzenler. Müşteri geldiğinde randevu kodundaki QR taranır ve geliş doğrulanır. Özellikle aynı anda birkaç uzmanın çalıştığı yoğun saatlerde, resepsiyonun kimin geldiğini, kimin henüz yolda olduğunu ayırt etmesi kolaylaşır. Gelmeyen bir müşteriyi işaretlerken de elinizde tahmin değil, okutulmamış bir randevu kodu vardır.

Çalışma saatleri, tatiller ve izin blokları

Takip edilen bir takvim, ancak gerçek çalışma düzenini yansıttığında güvenilirdir. Akıllı Randevu'da bu düzeni üç katmanda kurarsınız:

1. Uzman başına çalışma saatleri ve öğle arası. Salı günü 10:00'da başlayan, perşembe 13:00'te çıkan bir uzmanın saatleri ayrı ayrı tanımlanır; öğle arası randevuya açılmaz.
2. Özel günler ve resmi tatiller. Bayramlar, resmi tatiller ve sizin belirlediğiniz özel günler takvime işlenir. Yoğun sezon planlaması için bayram ve düğün sezonunda randevu yönetimi rehberimize de bakabilirsiniz.
3. Çalışanın kendi izin blokları. Doktor randevusu, kısa bir izin ya da yarım gün… Çalışan izin bloğunu kendisi ekler; salon sahibinin araya girmesine gerek kalmaz.

Bu katmanlar online randevu sayfasını da besler: müşteri, kapalı olduğunuz ya da uzmanın izinli olduğu saatleri seçemez.

Ekip rolleri: herkes yalnızca görmesi gerekeni görür

Bir randevu takip programında yetki ayarı, takvimin kendisi kadar önemlidir. Akıllı Randevu'da üç rol vardır:

• Sahip: İşletmenin tamamını görür ve yönetir.
• Yönetici: Salonun günlük işleyişini sahiple birlikte yürütür; takvimin tamamını görür.
• Çalışan: Yalnızca kendi randevularını görür. Gününü, sıradaki müşterisini ve kendi izinlerini takip eder.

Rapor görme ve fiyat düzenleme yetkileri ayrıca verilebilir. Örneğin kıdemli bir uzmanınıza fiyat düzenleme yetkisi tanıyıp raporları yalnızca kendinize saklayabilirsiniz. Birden fazla işletmeniz varsa tek hesapla aralarında geçiş yaparsınız.

Pratikte bu, çalışanınızın sabah uygulamayı açtığında yalnızca kendi gününü görmesi demektir: ilk müşterisi kim, öğle arası ne zaman, akşam son randevu kaçta. Diğer uzmanların randevuları önüne gelmez; rapor yetkisi verilmediyse salonun cirosunu da görmez. Salon sahibi ise aynı uygulamada bütün sütunları yan yana görür.

Google Takvim, mobil uygulama ve web panel

Randevu takibi masa başında kalmamalı. Akıllı Randevu web panelden, iOS ve Android uygulamasından kullanılır; sahip ve çalışan aynı uygulamayı kendi yetkilerine göre farklı bir görünümle açar. Resepsiyonda bilgisayardan eklenen randevu, uzmanın telefonundaki takvimde de görünür.

Kişisel takvimini Google Takvim'de tutanlar için tek yönlü Google Takvim aktarımı vardır: onaylanan randevular Google Takvim'e otomatik eklenir, iptal edildiğinde oradan silinir. Google Takvim'de yaptığınız değişiklikler ise Akıllı Randevu'ya geri yansımaz; randevunun asıl kaydı her zaman Akıllı Randevu takvimidir. Bu yüzden randevuyu onaylamak ya da iptal etmek gibi işlemleri Akıllı Randevu üzerinden yaparsınız; Google Takvim tarafı bu işlemlere göre kendiliğinden güncellenir ve iki ayrı takvimi elle eşitlemekle uğraşmazsınız.

Randevu takip programı fiyatları

Akıllı Randevu'nun fiyatı ekibinizdeki uzman sayısına göre belirlenir; randevu sayısı ya da randevu başına komisyon fiyatı etkilemez.

• Başlangıç: 1 uzman, aylık ₺490 (yıllık ödemede aylık ₺408).
• Standart: 6 uzmana kadar, aylık ₺1.290 (yıllık ödemede ₺1.075). Google Takvim aktarımı bu planla gelir.
• Pro: Sınırsız uzman, aylık ₺2.890 (yıllık ödemede ₺2.408); gelişmiş raporlar ve öncelikli destek.

Takvim, randevu durumları ve otomatik hatırlatmalar her planda vardır. Fiyatlar KDV dahildir, taahhüt yoktur ve 14 gün boyunca kredi kartı vermeden deneyebilirsiniz. Ayrıntılı karşılaştırma için fiyatlandırma sayfasına göz atın.