Kirpik ve kaş randevu programı: dolgu günü hiç kaçmasın

Kirpik ve kaş randevu programı ne işe yarar?

Kirpik ve kaş randevu programı; ipek kirpik, kirpik lifting, kaş laminasyonu, kaş tasarımı ve microblading gibi işlemler yapan stüdyoların randevularını, müşteri bilgilerini ve tahsilatlarını tek yerde toplayan yazılımdır. Müşteri size mesaj atıp cevap beklemek yerine boş saatlerinizi görür ve randevusunu kendisi oluşturur. Siz de işlemi yarıda bırakmadan günün nasıl dolduğunu takip edersiniz.

Bu stüdyoların iş akışı kuaförden farklıdır. İşlemler uzun ve hassastır, çoğu zaman tek bir uzman çalışır ve gelirin önemli kısmı düzenli dönen dolgu müşterilerinden gelir. Akıllı Randevu bu yapıya göre kurulabilen bir randevu sistemi ve stüdyo yönetim programıdır: online randevu sayfası, otomatik hatırlatma, müşteri kartı, adisyon ve gün sonu kasa aynı uygulamada çalışır. Web panelden ya da iOS ve Android uygulamasından yönetebilirsiniz.

Dolgu döngüsü: kirpik stüdyosunun asıl takvimi

İpek kirpikte ilk set yalnızca başlangıçtır. Doğal kirpikler kendi döngüsünde döküldükçe uzantılar da gider; bu yüzden müşterilerin çoğu iki ila dört haftada bir dolguya gelir. Aralık uzadıkça kalan kirpik azalır, işlem süresi uzar ve bazen yeniden tam set gerekir. Kısacası bir müşterinin sonraki randevusu, bu randevudan çıkarken planlanmalıdır.

İyi kurulmuş bir ipek kirpik randevu sistemi bu döngüyü şöyle destekler:

• Çıkışta yeni randevu: İşlem bittiğinde dolgu randevusunu üç hafta sonrasına panelden siz açarsınız ya da müşteri linkinizden kendisi alır. Ne kadar ileri tarihe randevu alınabileceğini siz belirlersiniz; varsayılan 90 gündür.
• İki aşamalı hatırlatma: Randevudan 24 saat ve 2 saat önce otomatik SMS ve push bildirimi gider. Haftalar önce alınmış bir dolgunun unutulma ihtimali böylece azalır.
• Bekleme listesi: Cumartesi gibi yoğun günlerde dolu saate girmek isteyen müşteri listeye yazılır; bir iptal olduğunda ona haber verirsiniz.
• Kayıp müşteri listesi: Uzun süredir (varsayılan 60 gün) gelmeyen müşterileri sistem otomatik listeler. Hazır şablonlardan birini seçip daveti tek dokunuşla gönderirsiniz; davet siz göndermeden çıkmaz.

Hatırlatmaların zamanlaması ve içeriği için randevu hatırlatma SMS sayfamıza göz atabilirsiniz.

İlk uygulama mı, dolgu mu? Hizmetleri doğru kurmak

Kirpik stüdyolarında en sık yaşanan takvim kazası, dolgu için ayrılmış bir saate tam set gerektiren müşterinin gelmesidir. Bunu önlemenin en sağlam yolu ilk uygulamayı ve dolguyu ayrı hizmetler olarak tanımlamaktır. Her hizmetin süresi farklı olduğu için takvim de doğru bloklanır.

Tek bir "İpek kirpik" hizmeti açıp müşteriye "İlk uygulama mı, dolgu mu?" diye sormak da mümkündür. Ancak ön sorunun cevabı randevunun süresini değiştirmez. Bu yüzden ayrımı hizmetlerle yapmak, ön soruları ise kontrol amacıyla kullanmak daha sağlıklıdır. Örnek bir kurulum:

Ön sorular çoktan seçmeli, metin ya da evet/hayır türünde olabilir ve cevaplar randevuyla birlikte size ulaşır. Dolgu randevusunda "ilk setim başka bir stüdyoda yapıldı" gibi bir cevap gördüğünüzde müşteriyle önceden konuşup ilk uygulamaya uygun bir saat ayarlarsınız. Kaş laminasyonu randevusu alan müşterinin yakın zamanda boya ya da başka bir işlem yaptırıp yaptırmadığını da aynı şekilde önceden öğrenirsiniz.

Referans fotoğraf, alerji notu ve müşteri kartı

Kirpik ve kaşta "nasıl bir şey istiyorsunuz?" sorusu sonucu belirler. Akıllı Randevu'da müşteri randevu alırken referans fotoğraf ya da video yükleyebilir. Kaydettiği bir kirpik stilini ya da beğendiği bir kaş formunu siz işlemden önce görür, beklentiyle mümkün olan arasındaki farkı koltuğa oturmadan konuşursunuz.

Müşteri kartı ise stüdyonuzun hafızasıdır. Kartta ziyaret geçmişi, gelmeme sayısı ve sizin notlarınız durur. Pek çok kirpik uzmanı buraya şunları yazar:

• Kullanılan kirpik uzunlukları, kıvrım ve kalınlık
• Yapıştırıcı türü, yama testinin tarihi ve sonucu
• Lens kullanımı, göz hassasiyeti gibi işlem sırasında bilinmesi gerekenler
• Kaş laminasyonunda kullanılan ürün ve uygulama notları

Alerji ve sağlıkla ilgili bilgiler hassas kişisel veri kapsamında değerlendirilebilir; yalnızca işlem için gerekli olanı yazmak ve müşteriyi bilgilendirmek önemlidir. Genel çerçeve için salonlar için KVKK rehberimize bakabilirsiniz. Bu bilgiler hukuki tavsiye değildir; kendi durumunuz için güncel mevzuatı bir uzmanla teyit edin. Kartta tutulabilecek bilgilerin ayrıntılı listesi müşteri kartında hangi bilgiler tutulmalı yazımızda.

Tek başına çalışan stüdyolar için kurulum adımları

Kirpik ve kaş stüdyolarının önemli bir kısmı tek uzmanla çalışır. Bu durumda randevu programı aslında sizin asistanınızdır. Kurulum kısa sürer:

1. Hizmetlerinizi girin. İlk uygulama, dolgu, lifting, laminasyon ve kaş tasarımını kendi süreleri ve fiyatlarıyla ekleyin; referans fotoğraf istediğiniz hizmetlerde yüklemeyi açın.
2. Çalışma saatlerinizi belirleyin. Öğle aranızı tanımlayın, özel günleri ve resmi tatilleri işaretleyin. İzin almak istediğiniz gün için kendi izin bloğunuzu eklemeniz yeterlidir.
3. Randevu kurallarını seçin. Online randevuları otomatik onaylayabilir ya da tek tek kendiniz onaylayabilirsiniz. En az kaç saat önceden randevu alınabileceğini ve müşterinin ne zamana kadar iptal edebileceğini ayarlayın.
4. Linkinizi paylaşın. Size özel randevu sayfasının linkini Instagram profilinize ekleyin, QR kodu stüdyo girişine asın. Müşteri uygulama indirmeden, tarayıcıdan randevu alır. Adımlar için Instagram bio'ya randevu linki ekleme rehberine bakabilirsiniz.
5. Günü adisyonla kapatın. Her müşterinin adisyonuna yapılan işlemi ve varsa sattığınız bakım ürününü ekleyin, tahsilatı ödeme yöntemiyle kaydedin, gün sonunda kasayı kapatın.

Stüdyonuza ikinci bir uzman katıldığında takvim ikiye ayrılır; her uzmanın sütununa yalnızca onun yaptığı işlemler için randevu düşer. Çalışanlar kendi hesaplarıyla girer, sadece kendi randevularını görür. Randevu sayfanızda imza işlemlerinizi vitrin hizmeti olarak öne çıkarabilir, önce/sonra çalışmalarınızı salon galerisine ekleyebilirsiniz. Müşterileriniz ziyaret sonrası işletmenizi ve hizmeti puanlayıp yorum bırakabilir; yorumlara yanıt vermek yeni müşterinin güvenini kazanmanın sade bir yoludur. Kirpik ve kaşın yanında cilt bakımı ya da epilasyon da sunuyorsanız güzellik merkezi randevu programı sayfamız ihtiyacınıza daha yakın olabilir.

Microblading ve kalıcı işlemlerde danışma randevusu

Microblading gibi kalıcı ya da yarı kalıcı kaş işlemleri çoğu zaman bir ön görüşmeyle başlar: kaş formu konuşulur, renk seçilir, beklenti netleşir. Bu hizmetlerde fiyat türünü danışma olarak belirleyebilir ya da kısa bir görüşme hizmeti açabilirsiniz. Müşteri ön sorulara cevap verip kaşının fotoğrafını yükler, siz de fiyat teklifinizi uygulama üzerinden gönderirsiniz. Müşteri teklifi onaylar ya da reddeder; fiyat, işlem günü gelmeden netleşmiş olur.

İşlemden birkaç hafta sonra yapılan rötuş da ayrı bir randevudur. Seans paketlerinin otomatik takibi üründe yoktur; rötuşu ana işlem bittiğinde ayrı bir randevu olarak planlar, yapılıp yapılmadığını müşteri kartındaki notlarda tutarsınız.

Kirpik ve kaş randevu programı fiyatları

Akıllı Randevu'da ücret randevu sayısına değil uzman sayısına göre belirlenir. Randevu başına komisyon alınmaz, müşterilerinizden ücret istenmez. Tek başına çalışıyorsanız Başlangıç planı aylık ₺490'dır; online randevu sayfası, SMS ve push hatırlatma, takvim, müşteri kartı, adisyon ve gün sonu kasayı kapsar. Ön sorular, referans fotoğraf ve fiyat teklifi gibi akıllı fiyat sistemi özellikleri, kayıp müşteri geri kazanma ve kampanya mesajları 6 uzmana kadar kullanılan Standart planda (aylık ₺1.290) yer alır. Sınırsız uzman ve gelişmiş raporlar isteyen ekipler için Pro plan aylık ₺2.890'dır.

Fiyatlar KDV dahildir ve yıllık ödemede aylık tutar düşer. Akıllı Randevu'yu 14 gün boyunca kredi kartı vermeden ücretsiz deneyebilirsiniz. Planların ayrıntılı karşılaştırması için fiyatlandırma sayfasına bakın.